Заказчикам часто кажется, что исполнитель должен автоматически понимать, какая картинка сложилась у них в голове. Что парикмахер с полуслова догадается, какую стрижку нафантазировал клиент, а швея – каким должно быть платье или брюки. Но в жизни обычно бывает по-другому. И если в голове у заказчика сформировался образ идеальной упаковки, то этого мало, чтобы при производстве она оказалась такой, какой была задумана.
Важно помнить, что поставщик — не телепат, поэтому самое главное – правильно донести своё видение до поставщика. . Если этого не сделать, то при сдаче заказа встреча ожидания с реальностью может оказаться крайне неприятной для обеих сторон.
За годы работы каждый специалист полиграфического производства может вспомнить, как минимум, несколько таких историй. Можно считать их «татуировками», которые остаются в профессиональной памяти на всю жизнь и помогают избежать дальнейших подобных ошибок. О случаях из своей практики рассказывает коммерческий директор АО «Промис» Елена Бутова.
Татуировка №1. «Всегда уточняй требования заказчика к материалам»
Мы получили заказ на 2 млн инструкций, марка бумаги, заявленная в спецификации — офсетная 53 — 56 г/м². Изготовили его на бумаге плотностью 56 г/м². Тираж отпечатан, сфальцован, упакован, направлен заказчику… И вдруг поступает претензия — инструкции не идут на линии, происходят постоянные остановки! Выяснилось, что вакуумный механизм упаковочной линии может захватывать и подавать только инструкции из бумаги плотностью до 55 г/м², причём без предварительного фальцевания (сложения). А у нас 56 г/м², да ещё и с “предфальцем”! Теоретически мощностью вакуумной системы управлять можно, но в том конкретном случае на упаковочной линии отсутствовала такая возможность.
Как можно было исключить эту ситуацию? Корректно передать информацию о плотности бумаги: 55 г/м² +/-3%. Мне как поставщику такая формулировка задачи позволила бы принять правильное решение.
Похожая история была как-то раз и с картонной упаковкой. Заказчик сформулировал требования так: «Картон целлюлозный, 270 г/м²». В остальном нам была предоставлена полная свобода действий, и мы выбрали картон на своё усмотрение. Для ручной фасовки этот факт, скорее всего, не сыграл бы роли, но у заказчика была автоматическая фасовка, и вот тут начались проблемы: замятия пачек, остановки линии.
А если бы заказчик сразу сообщил нам марку своей картонажной машины и её плановую скорость, то мы учли бы эту информацию при разработке чертежа картонной упаковки. Кроме того, в требованиях к материалу упаковки лучше указывать конкретную марку картона. Тогда мы могли бы подобрать аналоги не по плотности, а по толщине и жесткости, поскольку именно эти показатели влияют на работу фасовочной линии.
Вывод: указывайте не выборочные характеристики материалов, а все параметры, критически важные для работы оборудования — жёсткость и толщину материала.
Татуировка №2. «Всегда уточняй требования к упаковке изделий»
Следующая история произошла не у нас, а на одном фармацевтическом предприятии, с которым мы вели переговоры. Представитель завода пожаловался, на то, что с упаковкой, которую поставляют им на производство, происходят странные вещи: пачки перекручены буквально как вертолётные лопасти. Наладчик настраивает машину на такую упаковку, линия вроде бы идёт, но потом вдруг попадается ровная пачка, и линия останавливается.
И далее следует просьба ко мне: могли бы мы поставлять или все пачки изогнутые, или все ровные?
Я ответила, что мы кривые вообще не поставляем, и попросила отвести меня на производство и показать эти загадочные «вертолётные» пачки. И там увидела, что они свалены в гофрокоробе насыпью. Причина деформации стала понятна: при такой укладке упаковка не сохраняет заданную форму. Правильная упаковка – когда пачки уложены на ребро в несколько слоев, а все пустоты заполнены прокладками во избежание рассыпания рядов пачек в гофрокоробе.
Похожая история произошла на другом предприятии с инструкциями: они были свалены в гофрокороб насыпью, и собрать ровную стопу, чтобы заложить ее в приемочный бункер модуля ГУК, было просто нереально. Мы переделали тестовый тираж, упаковали инструкции в брикеты с обандероливанием специальными лентами и пленку – и ГУК был запущен.
Что надо делать, чтобы не допускать таких ситуаций? Включать в техзадание для поставщика конкретные требования к упаковке картонных пачек и инструкций в гофрокороб, с использованием бумажной ленты (чтобы стопа не деформировалась) и переплётного картона – для исключения замятия уголков.
Татуировка №3. «Всегда уточняй требования к чертежу упаковки»
Далее история о том, как «ПРОМИС» два раза заказывал штампы. Потери составили порядка 1 млн рублей. Причина – в том, что в чертеже картонной упаковки заказчик указал размеры без уточнения, внешние они, внутренние или по биговкам (линиям будущего сгиба пачки). У каждого, как говорится, своя Австралия. Мы же заказали штампы по биговкам, поскольку всегда так делали. Однако «Австралией» заказчика оказались внутренние размеры. А мы не уточнили. Заказали оснастку, изготовили несколько тиражей — и получили претензию.
Как надо поступать? Указывать в чертеже размеры по биговкам, а также внешние размеры пачки – они нужны для расчета групповой упаковки (т. е. какое количество пачек поместится в гофрокороб).
Татуировка №4. «Всегда уточняй, как осуществляется входной контроль цвета»
Татуировка №4 касается цвета. В начале работы с новым заказчиком я всегда уточняю, как происходит входной контроль пачек по цвету.
Как делать не нужно – проводить контроль на соответствие пантонному вееру.
Как нужно — первый тираж следует принимать на соответствие ранее согласованному выкрасу, а все последующие — на соответствие эталонному образцу.
Самый цивилизованный вариант — передавать цифровой эталон цвета. И проводить контроль цвета с помощью спектрофотометра.
Татуировка №5. «Всегда уточняй требования к входному контролю шрифта Брайля»
Татуировка №5 — моя любимая. Она касается шрифта Брайля. Требование заказчика звучало так: «Хотим, чтобы было аккуратно, без надрывов, и чтобы текст на пачке хорошо читался».
Но проблема лишь в том, что слово «красиво» невозможно положить в техническое задание. А в России нет утверждённых требований к Брайлю. Мы делали точки выше, ниже, меняли их форму… И в итоге согласовывали образцы пачек около месяца.
Решение проблемы: ввести единые требования к высоте точек шрифта Брайля и их позиционированию, при этом установленное значение высоты точки не должно превышать толщину картона. «ПРОМИС» в обязательном порядке, исполняя тираж картонной упаковки с Брайлем, проводит выходной контроль высоты точки специальным оборудованием и готов делиться отчётом контроля со своими заказчиками.
Татуировка №6. «Каждой версии оригинал-макета должен быть присвоен уникальный номер»
Следующая история связана с разными версиями оригинал-макета. Например, у нас в базе сосуществовали две версии макета инструкции к препарату Рибоксин. Препарат один, обе версии были рабочие. Макеты отличались датой согласования. Но код макета (он же идентификатор) был единым. И вот нам передали макет в работу, и всё закончилось плохо: в заявке была дата 16.05.2017 года, а мы отпечатали заказ по макету, датированному 17 октября 2019 года.
Как было бы правильно передать информацию поставщику: каждому макету нужно присваивать свой уникальный номер. Это точно исключит ошибки. Если по каким-то причинам у вас не внедрена система кодирования, то пользуйтесь нашей, “зашитой” в систему «Оригинал-макет.про»
Татуировка №7. «Всегда уточняй требования к долевой»
Последняя татуировка: при передаче техзадания на пачку и инструкцию всегда указывайте требования к долевой волокон. Это важно и напрямую влияет на работу фасовочной линии. В параметры входного контроля нужно всегда включать контроль направления волокон. Передавать информацию поставщику можно в оригинал-макете, чертеже, схеме фальцовки. Такой подход поможет избежать недопонимания.
Если же требований к долевой нет, поставщик будет произвольно располагать изделия на листе. Таким образом, вы, возможно, сэкономите на закупке, но потом потеряете время и деньги при фасовке продукта в пачку. Потому что направление волокон — это обязательная часть функциональных требований, если речь идёт об автоматической фасовке.
Выводы
Хорошее техническое задание — это не бюрократия. Это способ сделать так, чтобы ожидания совпали с реальностью. Чтобы поставщик изготовил именно то, что вы представляли, а производственная линия потом не преподносила сюрпризы. Поэтому специалисты АО “ПРОМИС”, основываясь на своём многолетнем опыте, разработали простые и понятные шаблоны спецификаций на пачку и инструкцию, которые помогают быстро сформировать требования к продукции и согласовать их с поставщиком.
