ЦИФРОВИЗАЦИЯ ФАРМАКОНАДЗОРА: СТРОИТЬ ИЛИ ПЕРЕДАТЬ?

ЮРИЙ САНДЛЕР, генеральный директор ООО «Сайп Консалтинг»

В прошлый раз мы разбирали цифровизацию производства и системы качества – где цена ручного труда измеряется браком серии. В фармаконадзоре цена другая: пропущенный срок подачи регулятору и невозможность доказать инспектору, что процесс вообще выполнялся. Это делает фармаконадзор одной из тех областей, где организация процесса важнее добросовестности отдельных сотрудников.

Простой пример. Держатель регистрационного удостоверения получает сообщение о серьезной нежелательной реакции в пятницу вечером. По Правилам надлежащей практики фармаконадзора ЕАЭС на подачу такого случая регулятору отведено 15 календарных дней. За это время случай нужно заре­гистрировать, оценить причинно­следственную связь, закодировать реакции по MedDRA, при необходимости запросить дополнительную информацию, сформиро­вать сообщение в формате ICH E2B(R3) и передать его в АИС Росздравнадзора, а для части препаратов – еще и в EudraVigilance. Если этот маршрут живет в таблице Excel, в переписке по электронной почте и в памяти специ­алиста, который в отпуске, срок будет пропущен. Не потому, что кто-­то плохо работал, а потому, что процесс не был устроен так, чтобы срок нельзя было пропустить. И инспекция это увидит – не по одному случаю, а по отсутствию прослеживаемости в целом.

В этой статье мы разберем, какие процессы фарма­конадзора имеет смысл переводить в цифру в первую очередь, все «за» и «против», с чего стоит начать – и почему для многих компаний разумнее не строить все это самостоятельно, а передать фармаконадзор на аутсорсинг. В качестве практического примера будем ссылаться на платформу VERNUM VIGILANCE, которую мы разработали и в настоящее время эксплуатируем в опытном режиме на собственных процессах совместно с нашими клиентами. Прежде чем продолжить, договоримся о нескольких терминах.

Фармаконадзор – деятельность по выявлению, оценке и предупреждению нежелательных реакций и других проблем, связанных с применением лекарствен­ных препаратов после их выхода на рынок. Индивиду­альное сообщение о безопасности (ICSR) – структури­рованное сообщение об одном случае нежелательной реакции; это «атом» всей системы. Сигнал – информа­ция о новой возможной причинно-­следственной связи между препаратом и нежелательным явлением, требу­ющая проверки. ПООБ (PSUR) – периодический обнов­ляемый отчет по безопасности, в котором держатель регулярно обобщает накопленные данные.

ЧТО В ФАРМАКОНАДЗОРЕ ПОРА ПЕРЕВОДИТЬ В ЦИФРУ

Автоматизировать ради автоматизации – значит получить дорогой электронный аналог все той же та­ блицы. Цифровизации в первую очередь заслуживают процессы с тремя признаками: жесткий регуляторный срок, повторяемость и обязанность доказать инспектору, что процесс выполнялся именно так, как описан. В фармаконадзоре таких процессов пять, и сегодня большинство из них по­-прежнему ведется вручную.

Прием и обработка сообщений (ICSR). Ядро систе­мы. Сообщение приходит по нескольким каналам – от медицинских работников, пациентов, из литературы, от партнеров – и должно пройти путь от регистрации до подачи регулятору без потерь на стыках. Здесь рабо­тает жесткий срок: 15 календарных дней на серьезную реакцию. Несерьезные реакции отдельного ускоренно­ го срока не имеют, но должны быть учтены и войти в периодический отчет – а значит, весь период надежно где-­то накапливаться.

Мониторинг научной литературы. Держатель обя­зан регулярно – на практике еженедельно – просма­тривать научные публикации на предмет описаний нежелательных реакций по своим препаратам. Для портфеля из нескольких десятков наименований это сотни результатов поиска в неделю в eLibrary, PubMed и других базах, каждый из которых нужно оценить на релевантность и, если есть описание случая, завести в обработку. Вручную это либо съедает ресурс целиком, либо делается формально.

Периодическая отчетность. ПООБ и отчеты по без­опасности разрабатываемых препаратов (РООБ/DSUR) собираются из тех же данных о случаях и сигналах. Пе­риодичность ПООБ отсчитывается от международной даты регистрации препарата – каждые полгода в пер­ вые два года, затем ежегодно, далее раз в три года, – а на подготовку отчета после закрытия периода сбора данных отведено 70 или 90 календарных дней, в за­висимости от охваченного периода. Если данные весь этот период копились в разрозненных файлах, подго­товка отчета превращается в отдельный проект по ар­хеологии вместо выборки из системы.

Управление документами системы качества. СОПы, планы управления рисками, мастер-­файл системы фар­маконадзора живут по циклу «черновик – проверка – утверждение – пересмотр». Инспектору важны не толь­ ко сами документы, но и доказуемая история их версий, утверждений и ознакомления – то, что требования к электронным записям (в том числе GMP приложение 11 и 21 CFR Part 11) называют контрольным следом.

Обучение персонала. Компетентность сотрудников фармаконадзора – предмет проверки. Записи о том, кто, когда и по какой версии СОП прошел обучение, должны существовать и подниматься по запросу, а не собираться задним числом накануне инспекции.

Отдельно стоит сказать о том, ради чего всё пере­ численное в конечном счете и делается, – о выявлении сигналов. Сигнал не виден в отдельном случае; он про­ является только на массиве данных. Пока случаи раз­бросаны по файлам и почте, выявление сигнала – это ручное перечитывание, которое либо не делается во­ все, либо делается с опозданием. Когда случаи структурированы и лежат в одном месте, поиск закономерно­стей становится регулярной выборкой, а не подвигом. Цифровизация первых пяти процессов – это и есть фун­дамент для шестого, аналитического.

Общий знаменатель у всех этих процессов один: цена ошибки измеряется не в неудобстве, а в пропущенном сроке и в неспособности доказать соответствие. Имен­ но это оправдывает переход от файлов к системе.

ЗА И ПРОТИВ

Что реально дает цифровизация фармаконадзора:

• Соблюдение сроков перестает зависеть от людей. Система ведет отсчет по каждому случаю и отчету и сигнализирует до, а не после наступления срока.
• Прослеживаемость по умолчанию. Каждое дей­ствие фиксируется с автором, временем и прежним значением, история неизменяема – на вопрос «дока­ жите» ответ находится в системе, а не в архиве почты.

• Снижение человеческого фактора. Единый маршрут вместо ручных передач между таблицей, папкой и по­чтой убирает большинство мест, где случай теряется.
• Готовность к инспекции в любой момент. Полнота и воспроизводимость данных – то, что проверяют в первую очередь. Стоит честно назвать и мнимые выгоды бумажного фармаконадзора – те, которыми обычно оправдывают отказ от системы:
• «Экономия» на внедрении и поддержке – без уче­та стоимости одного пропущенного срока или прова­ленной инспекции.
• Привычные таблицы Excel и «творческий подход» к хранению данных вместо структурированной системы.
• Психологический комфорт: меньше изменений для устоявшейся команды.
• «Мы и так проходили инспекции» – пока объем случаев и портфель не выросли настолько, что руч­ной процесс перестал справляться.
  Если преимущества для вашей компании перевеши­вают, встает следующий вопрос – с чего начинать.

С ЧЕГО НАЧАТЬ

Первый шаг – не выбор системы, а аудит собствен­ных процессов фармаконадзора. Нужно честно опреде­лить, где именно теряется время и прослеживаемость: на приеме сообщений, на литературе, на сборке пери­одического отчета.

Второй шаг – измеримые цели. Не «внедрить си­ стему», а «подавать 100% серьезных случаев в срок»,

«просматривать литературу по всему портфелю ежене­дельно с подтверждением», «готовить ПООБ выборкой из системы». Измеримые цели позволяют потом прове­рить, что цифровизация действительно сработала.

Третий шаг – требования пользователя, привязан­ные к процессам и к требованиям GVP. Это черновая версия спецификации требований (URS) – основно­го документа валидации компьютеризированной системы по руководствам ISPE серии GAMP. Именно валидация и целостность данных отличают систе­му фармаконадзора от «еще одного Excel»: без них электронные записи не имеют доказательной силы перед инспектором. Целостность данных здесь не абстракция: запись должна быть атрибутируемой, читаемой, одновременной, оригинальной и точ­ной – это принципы ALCOA, – а для электронной системы еще и защищенной от незаметного измене­ния задним числом. Ровно этого таблица Excel обе­спечить не может, и ровно это инспектор проверяет в первую очередь.

И только после этого – выбор решения: сформулиро­ванные требования превращаются в чек­-лист, по кото­рому системы сравниваются предметно, а не по пре­зентациям. Покажем на собственном примере, как эти требования закрываются на практике.

ЧТО ИМЕННО ДЕЛАЕТ СИСТЕМА: ПЯТЬ ПРОЦЕССОВ В VERNUM VIGILANCE

Обработка случаев (ICSR). Случай ведется через по­ шаговый мастер, повторяющий структуру ICH E2B(R3): идентификация случая, пациент, реакции, препараты, нарратив, оценка причинно-­следственной связи. Поля снабжены подсказками и проверками полноты, реак­ции кодируются по MedDRA, а перед подачей случай проходит внутренний контроль качества, при необхо­димости – медицинскую экспертизу. Срок подачи си­ стема рассчитывает сама по каждому случаю и напоми­нает заранее: за несколько дней, в день срока и после его наступления. Готовое сообщение формируется в формате E2B(R3), при необходимости – в виде CIOMS, и передается через встроенные шлюзы: в АИС Росздрав­ надзора по протоколу AS2 и в EudraVigilance. Каждая передача и каждое подтверждение регулятора оста­ются в журнале. Результат: срок физически не может пройти незамеченным, а полная история любой подачи предъявляется инспектору за минуты.

Мониторинг литературы. По каждому препара­ту портфеля система по заданному расписанию ищет публикации в eLibrary, PubMed и Europe PMC – по тор­говому наименованию, МНН и дополнительным клю­чевым словам. ИИ­-модель оценивает релевантность каждой найденной публикации и подсвечивает те, где, вероятно, описан случай нежелательной реакции, – специалист просматривает короткий отсортирован­ный список, а не сотни сырых результатов. Публикация с описанием случая переводится в обработку одним действием; отмеченные для периодического отчета накапливаются и выгружаются готовым списком в Word или Excel. Каждый запуск поиска фиксируется в журна­ле. Результат: еженедельный просмотр литературы по всему портфелю выполняется без роста штата и стано­вится доказуемым фактом, а не строчкой в СОП.

Периодическая отчетность. Система ведет график ПООБ по портфелю: приближающиеся и просроченные подачи видны на одном экране, а данные к отчету не нужно собирать – случаи за отчетный период и отме­ченные публикации выбираются из системы за часы. Результат: подготовка ПООБ перестает быть проектом по археологии и укладывается в отведенные 70–90 дней с запасом.

Документы системы качества. СОПы и другие контролируемые документы ведутся по электронно­му маршруту «черновик – проверка – утверждение» с электронным подписанием, нумерацией версий, кон­тролируемыми копиями и плановым периодическим пересмотром, о котором система напоминает сама. История каждого документа – кто создал, кто утвер­дил, кто ознакомился – неизменяема. Результат: на вопрос инспектора о любой версии любого документа ответ находится выборкой, а не поиском по сетевым папкам.

Обучение персонала. Обучение назначается со­трудникам по конкретным версиям документов, про­ хождение фиксируется автоматически, о приближении и просрочке сроков система напоминает. Результат: записи об обучении существуют всегда и поднимаются мгновенно, а не собираются задним числом накануне инспекции.

Поверх всех пяти модулей работают сквозные свой­ства платформы: полный неизменяемый аудиторский след по каждому действию, ролевой доступ и техниче­ское разделение данных – на одной платформе данные одного держателя недоступны другому; интерфейс дву­ язычный, русский и английский. В сумме держатель по­лучает четыре преимущества, ради которых всё и затевается: срок нельзя пропустить молча, любое действие доказуемо, отчет собирается выборкой, а рост портфе­ля не требует пропорционального роста команды.

Оговоримся честно: платформа проходит опытную эксплуатацию, а не продается как коробочный про­ дукт – мы сознательно обкатываем ее на реальном по­ токе случаев и документов, прежде чем предлагать как самостоятельное решение. Но пользоваться результа­том можно уже сегодня – передав нам ведение системы фармаконадзора на аутсорсинг.

Рисунок 1. Мастер обработки индивидуального сообщения (ICSR) в VERNUM VIGILANCE: структурированные по ICH E2B(R3) шаги – от идентификации случая до нарратива и оценки причинности. Данные условные

КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ НА ПРАКТИКЕ

Приведем условный пример – без названий, но узна­ваемый. Держатель с портфелем около двадцати препа­ратов ведет фармаконадзор силами двух специалистов. Литературу они физически успевают просматривать раз в две-­три недели вместо еженедельного минимума; серьезные случаи подаются в срок, но доказать это по каждому – отдельная работа; подготовка очередного ПООБ каждый раз превращается в несколько недель ручной сборки из папок и переписки. Формально нару­ -шений нет – до первой углубленной инспекции или до момента, когда портфель вырастет еще немного и руч­ной процесс перестанет справляться.

После перевода того же процесса на цифровую плат­ форму с передачей на аутсорсинг картина меняется предметно: литература просматривается еженедель­но и автоматически, каждая подача в Росздравнадзор сопровождается журналом с датой и статусом, а ПООБ собирается выборкой за период за часы, а не недели. Те же два специалиста при этом перестают переписывать таблицы и занимаются тем, ради чего их наняли, – оцен­кой случаев и сигналов. Ни одна из этих задач не по­ требовала героизма. Потребовался правильно устро­енный процесс.

СТРОИТЬ ИЛИ ПЕРЕДАТЬ: ФАРМАКОНАДЗОР КАК УСЛУГА

Собственная система фармаконадзора – это не толь­ ко-лицензия. Это команда, умеющая обрабатывать слу­чаи и вести переписку с регулятором; это валидация системы; это ее поддержание в актуальном состоянии при каждом изменении требований. Поставщик такой системы становится фактически частью компании на годы вперед. Для держателя, у которого фармаконад­зор не является основным бизнесом, всё это – постоян­ные издержки и постоянный риск.

Мы предлагаем шагнуть в будущее: не строить си­ стему и команду, а получать результат. SIPE Consulting ведет фармаконадзор клиентов на платформе VERNUM VIGILANCE как услугу «под ключ». Прием и обработка сообщений, соблюдение сроков подачи в Росздравнад­зор и, при необходимости, в EudraVigilance, еженедель­ный мониторинг литературы, подготовка периодиче­ских отчетов, ведение документов системы качества и записей об обучении – всё это выполняет наша коман­да на своей платформе.

Что это дает держателю на практике:

• Соответствие без построения собственной инфра­ структуры – не нужно нанимать и удерживать коман­ду, покупать и валидировать систему, следить за из­менениями требований.
• Скорость запуска – процесс стартует на уже работаю­щей платформе, а не после месяцев внедрения.

• Предсказуемость затрат – стоимость услуги вместо капитальных вложений в ИТ и постоянного штата.
• Снятие ключевого риска – пропущенный срок и проваленная инспекция – самые дорогие события в фармаконадзоре; передавая процесс профильному провайдеру с построенной под сроки системой, дер­жатель снимает именно этот риск.
• Прозрачность – клиент видит состояние своих случа­ев, литературы и отчетности. Аутсорсинг не означает «черный ящик».

Цифровая платформа здесь не витрина, а причина, по которой аутсорсинг фармаконадзора вообще име­ет смысл: она позволяет одному провайдеру вести нескольких клиентов быстро, прослеживаемо и с тех­ническим разделением данных. Без такой основы аут­сорсинг был бы просто чужой таблицей Excel вместо своей.

Если ваш фармаконадзор сегодня держится на фай­лах и добросовестности конкретных людей, задайте себе три вопроса. Сможете ли вы за 15 дней доказать инспектору полную историю подачи любого случая? Просматривается ли литература по всему портфелю каждую неделю – и есть ли этому подтверждение? Со­бирается ли периодический отчет выборкой из систе­мы или сборкой из архивов? Если хотя бы на один ответ отрицательный – процесс пора переводить в управляе­мый вид. Сделать это можно самостоятельно или пере­ дать нам. Мы открыты к пилотным проектам и готовы обсудить ваш портфель.

***

ООО «Сайп Консалтинг»
Адрес офиса SIPE CONSULTING в России: г. Москва, ул. Горбунова, д. 2, стр. 3, А300
Адрес офиса SIPE CONSULTING в Казахстане: г. Караганда, ул. Ермекова, стр. 29, 307
Телефон:+7 (495) 740-­20­-06
E-mail: info@sipeconsult.com 
Сайт:  https://sipeconsult.com/ 

Реклама, ООО «Сайп Консалтинг», Маркер: 2RanynemR4f