Уже второй год прошел под влиянием COVID-19. Последствия пандемии мы наблюдаем во всех сферах экономики, тем не менее фарминдустрия стала одной из тех отраслей, которые оказались в наиболее сложной ситуации. Помимо адаптации к новым условиям, компаниям было необходимо сохранить, а в некоторых случаях даже увеличить производительность и доступность лекарственных препаратов во всех, даже самых удаленных, населенных пунктах России. О том, как удалось оптимизировать рабочие процессы, как за два года изменился вектор развития и какие шаги сегодня предпринимает фарминдустрия, рассказал Денис Богомолов, вице-президент по финансам, ИТ и развитию бизнеса STADA в России и СНГ.Сегодня прошло уже достаточно времени, чтобы сделать выводы о том, как пандемия отразилась на российском фармбизнесе.
Денис, поделитесь своим видением ситуации, насколько эффективной оказалась вынужденная оптимизация и «перестройка» под постоянно меняющиеся условия?
Главная проблема, которую выявила пандемия, – это зависимость фармацевтического бизнеса и здравоохранения в целом от цепочки глобальных поставок, например, из Китая или Индии. Именно по этой причине, как показало исследование STADA Health Report, почти четверть жителей России готовы покупать лекарства впрок, но для этого медикаменты должны быть в наличии в аптеке. Что же касается фармпроизводителей, они вынуждены были пересмотреть взгляд на цепочки поставок, сделать их более гибкими. Еще один тренд, выявленный STADA Health Report, – повышение доверия к цифровой медицине и рост количества клиентов онлайн-аптек. Для фармбизнеса это означает расширение каналов сбыта. Но при этом остается широкая сеть медицинских представителей, которые обеспечивают связь со всеми аптеками в регионе, оперативно реагируя на изменения спроса. Затронуло фармацевтическую отрасль и социальное дистанцирование. Ряд сотрудников были переведены на удаленную работу, а это означает серьезную оптимизацию всех бизнес-процессов – от согласования договоров до проведения оплаты.
Какие средства цифровизации использовала ваша компания? Насколько удачными или, напротив, неудачными оказались принятые решения?
Только за прошлый год нами были реализованы свыше десяти разных проектов в сфере автоматизации бизнес-процессов. Это позволило достичь экономии в 190 тыс. рабочих часов ежегодно. На электронный документооборот (ЭДО) переведены 90% клиентов и 55% поставщиков. Роботизирована передача данных в нашу систему бухгалтерского учета (SAP). Документы уже не обрабатываются вручную, как это происходило еще несколько лет назад. В результате при общем росте бизнеса в два раза трудозатраты отдела бухгалтерии сократились на 35%. Но этому способствует и ряд других проектов. Например, мы запустили свою систему для авансовых отчетов. Раньше сотрудники готовили их на бумаге, отправляли курьером менеджеру, тот таким же способом высылал обратно. Только после этого вся кипа бумаг доходила до бухгалтерии, которая делала проводки. Если подразделения находились в разных городах, они зачастую предпочитали копить документацию, чтобы не отправлять по одному листу. Сейчас вся коммуникация реализована посредством специального приложения на смартфоне или планшете. Время на обработку документации сократилось с нескольких часов до пяти минут в месяц, а данные автоматически доводятся до бухгалтерии. Еще один пример. В фармацевтической индустрии у производителей есть практика проводить «круглые столы» с участием представителей медицинского сообщества, куда приглашаются спикеры из числа экспертов. За год мы проводим примерно около 4 тыс. таких встреч. Это определенные расходы с нашей стороны, включая аренду помещения. Раньше только на согласование и подписание договоров и закрывающих документов по каждому мероприятию уходило до шести часов рабочего времени. В рамках оптимизации все транзакции удалось перенести во внутреннюю систему. Сейчас процесс занимает всего полчаса. Документы формируются автоматически после заполнения заявки в системе, подписываются по электронной почте. Также в STADA был реализован проект по сокращению сроков согласования договоров. Если раньше этот процесс занимал до 35 рабочих дней, теперь -около недели. Благодаря оптимизации и внедрению IT-системы налажена четкая схема – сначала документы проверяют сотрудники отдела закупок, затем финансисты и юристы. На каждом этапе есть свое ответственное лицо. Помимо удобства, оптимизация бизнес-процессов позволила нам внести свой вклад в экономию природных ресурсов. Оформление авансовых отчетов, согласование договоров, — все это уже не требует большого количества документов на бумажных носителях. Еще один приятный бонус – экономия на транспортных расходах, например, услугах курьерских служб.
Важным вопросом в период пандемии остается не только повышение доступности лекарственных препаратов и эффективность работы сотрудников, а также обеспечение для них комфортных и безопасных условий. Какие шаги в этой сфере предприняла STADA?
Забота о здоровье сотрудников – в приоритете STADA, компания уделяет повышенное внимание тому, чтобы их пребывание в офисе и на производственных площадках было максимально безопасным. При входе в офисы и на территории производственных площадок сотрудникам измеряется температура с помощью бесконтактных термометров. В местах общего пользования сотрудники носят маски и соблюдают социальную дистанцию 1,5 метра – для удобства на полу наклеена соответствующая разметка. В помещениях размещены дезинфицирующие средства для обработки рук, рабочих поверхностей, гаджетов. Кроме того, мы рекомендуем сотрудникам проводить рабочие совещания преимущественно в онлайн-формате. Коллектив компании STADA в России и СНГ насчитывает свыше 2,5 тыс. человек. Среди них около 40% – сотрудники «полевых сил», которые ежедневно держат связь с сотрудниками аптечных сетей и учреждений здравоохранения. Думая о комфорте и безопасности этой категории сотрудников, мы начали обновление автопарка для медицинских представителей и других сотрудников в России. Кроме того, в середине прошлого года в кратчайшие сроки был организован переезд московского офиса в деловой центр «Москва-Сити». Такое решение было продиктовано новыми условиями работы в пандемию коронавируса. Сотрудники теперь трудятся три дня в офисе, а два удаленно. При этом изменилось само офисное пространство – нет закрепленных за тем или иным человеком столов, появилась возможность выстраивать более качественную коммуникацию. Представители смежных отделов могут работать в единой команде.
Все мы в STADA действуем как один сплоченный организм, что дает свои результаты. В этом году компания получила сертификат «Top Employer 2022» и вошла в число лучших работодателей России. Эта высокая оценка со стороны международного института еще раз подтверждает реальную привлекательность рабочей среды и предоставление сотрудникам исключительных возможностей для профессионального развития.
